Tilbudsudarbejdelse: hvordan skriver man et klart tilbud til kunden?

Forstå hvad kunden vurderer tilbuddet efter

I dansk byggeri vælges tilbud efter udvælgelses- og tildelingskriterier. En ph.d.-afhandling fra Aalborg Universitet, "Udvælgelses- og tildelingskriterier i den danske byggesektor", beskriver sig selv som et bidrag til at gøre branchen mere effektiv ved netop at bruge disse kriterier. Første skridt i tilbuddet er derfor at læse udbuds- eller tilbudsmaterialet og notere, hvilke kriterier kunden opstiller, hvordan de bedømmes, og hvilken dokumentation der skal leveres til hvert enkelt. Byg indholdsfortegnelsen efter kriterierne, så bedømmeren kan finde svaret på hvert kriterium uden at lede.

Skeln mellem kvalifikation og tildeling. Udvælgelseskriterierne afgør, om virksomheden kommer i betragtning — erfaring, økonomi, kapacitet og referencer. Tildelingskriterierne afgør, hvordan tilbuddet scorer mod de øvrige: pris, kvalitet, metode, organisation og tidsplan. Et tilbud, der kun svarer på prisen, kan tabe til et tilbud, der også dokumenterer metode og bemanding, når de kriterier indgår i bedømmelsen.

Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægsarbejder gælder for indhentning af tilbud på udførelse eller projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder og for tildeling af ordren (§ 1). Tilbuddet skal derfor kunne læses ind i bygherrens annoncerede tildelingsproces. Det betyder i praksis: læg pris, tidsplan og svar på kravene dér, hvor materialet beder om det, og brug samme nummerering som udbudsmaterialet.

Praktisk fremgangsmåde: Lav en tabel med ét kriterium pr. række, notér bedømmelsesmåden, og skriv til højre, hvilket afsnit i tilbuddet der besvarer det. Mangler et kriterium et afsnit, mangler tilbuddet en post — ikke kunden et svar.

Kvalifikations- vs. tildelingskriterier i dansk byggeudbud

Fremgangsmåde til opstilling af tilbud efter udbudsregler

Gør krav, løsning og dokumentation entydig

Bygningsreglementet specificerer byggelovens krav til opførelse, renovering og indretning, bl.a. sikkerhed, brand, tilgængelighed og sundhed, og der henvises i større omfang direkte til konkrete standarder, som underbygger kravniveauet eller angiver beregnings- og målemetoder. Ifølge Anne Holm Sjøberg, afdelingschef i Dansk Standard, er standarder "en hjælpende hånd til at opfylde kravene i BR18" og "med til at sikre klare og dokumenterbare krav der gør det nemmere for brugerne at leve op til bygningsreglementet". Skriv derfor i tilbuddet, hvilke regler og standarder hvert fagområde løses efter, og hvad der dokumenteres.

Tjeklisten for den del af tilbuddet kan se sådan ud: myndighedskrav (BR18 og de standarder, der henvises til), materialer med fabrikat, type og tolerance, metode, mængder, hvem der udfører og kontrollerer, samt hvilken dokumentation kunden modtager — målinger, prøver, fotos, erklæringer. Dansk Standard beskriver en af standardernes funktioner som at vise markedet, at man har styr på tingene. I et tilbud er funktionen den samme: dokumenterbare krav gør det muligt for bygherren at kontrollere, at tilbuddet lever op til reglementet. Har virksomheden et kvalitetsstyringssystem, kan henvisningen hertil dokumentere, hvordan arbejdet styres — Dansk Standard fremhæver, at mere end én million organisationer verden over anvender kvalitetsledelsesstandarden ISO 9001, som er udkommet i en ny udgave.

Standarder ændrer sig, og det skal et tilbud tage højde for. På afløbsområdet er der nye krav, særligt ændret dimensionering som følge af højere regnintensitet, og Dansk Standard har derfor opdateret standarden for afløbsinstallationer, DS 432. Omfatter opgaven afløb, bør tilbuddet skrive, hvilken udgave af standarden der regnes efter. Ellers kan bygherre og tilbudsgiver ende med hver sin forudsætning om dimensioneringen.

»Der bliver hvert år lavet byggefejl for 10. mia. kr. herhjemme«, siger Anne Holm Sjøberg, afdelingschef i Dansk Standard. Det tal taler for at skrive krav, kontrolpunkter og dokumentation ind i tilbuddet i stedet for at lade dem være underforstået mellem parterne.

Checkliste for dokumentation i tilbud – BR18 og standarder

Økonomiske konsekvenser af uklare krav i byggeri

• Organisationer med ISO 9001-verifikation — Over 1 million verden over

Prisen skal kunne læses og regnes efter

Opstil prisen, så kunden kan efterprøve den: enhedspris × mængde = beløb pr. post og en hovedsum nederst. Alle tal skal have enhed og mængde — meter, kvadratmeter, kubikmeter, stk., timer — så regnestykket kan følges. En samlet klump uden indhold gør tilbuddet usammenligneligt med konkurrenternes. Er en post sammensat, skal det fremgå, hvilke elementer den dækker, fx levering, montering og bortkørsel.

Timeprisen skal stå med faggruppe og indhold. Angiv, hvad timeprisen omfatter — løn, maskiner, kørsel, avance — for hvis den ikke dækker alt, dukker resten op som tillæg senere. Skriv samtidig, hvilke arbejder der regnes på timebasis med et forventet timeforbrug, og hvilke der er faste. Merarbejde bør have en aftalt timepris og en varslingsregel, så kunden ved, hvornår og hvordan et tillæg kan opstå, før arbejdet sættes i gang.

For materialer skal fabrikat, type og kvalitet stå ved siden af prisen. Skriv også, om prisen er bindende, eller om den følger indkøbspriser, udbud eller leveringstider. Er materialeprisen regulerbar, skal mekanismen fremgå — fx dokumenteret faktura eller et indeks — så kunden kan se, hvad reguleringen bygger på. En fast pris skal beskrive den ydelse, den dækker, så pris og leverance hænger sammen.

Hvis kunden har oplyst en bestemt måde at opgøre prisen på — skema, poster, bilag — så brug præcis den opstilling. Er der ingen anvisning, brug samme poststruktur som i afgrænsningen af opgaven, så hver prispost svarer til én beskrevet ydelse. Angiv til sidst, om beløbene er eksklusive eller inklusive moms, hvilke omkostninger som transport, etablering og nedrivning der er indeholdt eller tillægges særskilt, og hvor længe tilbuddet er gyldigt.

Trin-for-trin opstilling af en klar pris i tilbud

Afgræns opgaven og skriv forudsætninger

Tag udgangspunkt i kontraktens hovedformål: Hvilken ydelse køber kunden reelt? I Udbudslovens vejledning om udbudsreglerne er kontraktens hovedformål og spørgsmålet om, hvorvidt dele af kontrakten objektivt kan adskilles, afgørende for, hvilke regler kontrakten skal følge. I tilbuddet er logikken den samme: Hovedydelsen beskrives som én klar leverance, og dele, der kan skilles ud, står som egne poster med egen pris og egen beskrivelse.

Skriv eksplicit, hvad der ikke er inkluderet, når det ikke er en del af opgaven: myndighedsansøgninger, nedrivning, bortkørsel af affald, midlertidig el og vand, stillads, indflytning, drift og vedligeholdelse. En liste over ikke inkluderede ydelser er den billigste måde at undgå en senere diskussion om tillægsarbejde, for uenigheden handler sjældent om prisen, men om hvem der troede, at opgaven omfattede den.

Forudsætningerne skal stå som konkrete vilkår, ikke som "normale forhold". Det gælder adgang til arbejdsstedet og arbejdstider, stilladsets opstilling og nedtagning, hvilken version og fuldstændighed af tegninger der regnes efter, hvem der træffer beslutninger undervejs, og hvor hurtigt beslutningerne falder. Skriv også, hvad der sker, hvis en forudsætning ændrer sig: hvilken timepris der gælder for merarbejdet, hvordan tidsplanen justeres, og hvordan og hvor hurtigt ændringen skal varsles.

Angiv, hvilket aftalegrundlag der gælder for opgaven, herunder om der er aftalt standardvilkår for bygge- og anlægsarbejder, og hvilke undtagelser der i givet fald er. For offentlige opgaver skal afgrænsningen desuden kunne læses ind i de udbudsretlige rammer, som vejledningen beskriver. Konsekvensen af en uklar afgrænsning er den samme i begge tilfælde: uenighed om tillæg, tidsplan og ansvar for det arbejde, ingen af parterne har skrevet ned.

Skriv kort, opsummer og markér det vigtige

Start tilbuddet med en opsummering på højst en side: Hvad løser vi, hvad er den samlede pris, hvornår starter og slutter arbejdet, og hvilke forbehold gælder? Læseren skal kunne træffe beslutning ud fra den side alene. Resten af dokumentet uddyber opsummeringen — det gentager den ikke i nye vendinger.

Nummerér overskrifterne, og sæt en indholdsfortegnelse foran, så afsnittene kan henvises til. Brug krydshenvisninger, fx "se afsnit 4.2", i stedet for at skrive det samme tre steder. Hold én oplysning ét sted: prisen i prisafsnittet, forudsætningen i afgrænsningen, og opsummeringen henviser til dem begge. Del punktlister ud, hvor indholdet faktisk er en liste, og brug tabeller til priser og mængder, hvor tal skal kunne sammenlignes på tværs.

Markér de punkter, der kræver særlig opmærksomhed — forbehold, forudsætninger, merarbejdspraksis og tidsfrister — så de ikke forsvinder i den løbende tekst. Visuel markering med fed skrift, en ramme eller et selvstændigt afsnit gør det muligt for kunden at få dem med. Skriv forbeholdet sammen med sin konsekvens, fx hvilken pris eller frist der gælder, hvis forudsætningen ikke holder, i stedet for kun at konstatere, at der tages forbehold.

Afslut med det, der gør tilbuddet bindende og let at bruge: gyldighedsperiode, kontaktperson og telefonnummer, underskriftsfelt og en liste over bilag med numre. Læs til sidst tilbuddet igennem, som kunden ville gøre — kan bedømmeren finde svar på hvert kriterium, hver pris og hvert forbehold uden at lede efter det?